He estado usando Google Docs durante un par de años, incluido un año administrando Google Docs para empresas en una pequeña empresa.
Me he dado cuenta de que cuanto más usas Google Docs, más impresionado te quedas con las capacidades de Google Docs. Facilitar y mejorar la colaboración y la productividad del equipo..
En este artículo, proporcionaré una descripción general de las principales funciones de colaboración de Google Docs.
Si quieres más detalles tutoriales en Google Docs, consulte los siguientes tutoriales.
Tutorial en vídeo de Documentos de Google:
Lista de funciones relacionadas con la colaboración grupal disponibles en Google Docs:
- Intercambio de documentos en tiempo real
Probablemente la característica más revolucionaria de Google Docs es la capacidad de compartir un documento con alguien y luego observar los cambios que realiza. En ¡tiempo real!
Cuando se comparte un documento, el propietario del documento tiene la capacidad de decidir si otros usuarios podrán compartirlo. modificar el documento compartido o simplemente visualización el documento compartido.
Independientemente del nivel de acceso que se les conceda a los usuarios, si abren el documento mientras alguien con permiso de edición está realizando cambios, verán los cambios realizados en la pantalla a medida que ocurren. También puede ver dónde se encuentra el cursor de la persona que lo edita dentro del documento.
- Capacidad para exportar e importar múltiples tipos de archivos
Esta es una de mis funciones favoritas de Google Docs. Si está importando un documento que ya creó fuera de Google Docs, desea guardar un documento creado dentro de Google Docs en un formato diferente o desea enviar por correo electrónico un documento creado en Google Docs en un formato de archivo diferente, Google Docs ofrece la siguiente elección de formatos de documentos:
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Microsoft PowerPoint
- Formato de documento portátil (PDF)
- Archivo de texto enriquecido (RTF)
- HTML
- texto sencillo
- Oficina abierta
- Agregar comentarios a los documentos
Si ha utilizado comentarios de documentos en Microsoft Office, le sorprenderá saber que Google Docs también ofrece algunas funciones de comentarios de documentos muy similares.
Un usuario puede resaltar una parte específica de un documento (una oración, una celda de una hoja de cálculo, etc.) y luego dejar un comentario sobre esa sección en particular. Otros usuarios pueden responder a ese comentario en particular o agregar su propio comentario en una sección diferente del documento.
La capacidad de agregar comentarios en Google Docs facilita la colaboración y la comunicación efectiva sobre un documento en particular. dentro el documento en sí.
Los usuarios también pueden registrarse para recibir una notificación por correo electrónico cuando se agreguen nuevos comentarios a un documento específico.
- Capacidad para ver el historial de revisión de documentos.
Una de las características más importantes de Google Docs es que los documentos de un usuario se guardarán automáticamente cada vez que se realice un cambio. ¡El guardado automático en realidad funciona más rápido que guardar el documento manualmente!
Junto con esta función, Google ha proporcionado una Revisión histórica característica. Un usuario tiene la opción de ver un historial de revisiones de alto nivel (cambios a gran escala) o un historial de revisiones detallado que proporciona diferentes revisiones para casi cada palabra escrita.
En cualquier momento, un usuario puede obtener una vista previa y/o restaurar una versión anterior de un documento en particular.
La función de historial de revisiones en Google Docs también muestra qué usuarios realmente realizaron la revisión. Esto es excelente para proyectos colaborativos porque puede consultar el historial de revisión de un documento y ver qué usuarios han actualizado qué partes del documento.
También anima a los usuarios a estar al tanto de los cambios que están realizando porque todos los demás colaboradores podrán responsabilizar a ese usuario en particular por las actualizaciones que realice.
- Posibilidad de enviar un correo electrónico a todos los colaboradores de un documento.
Google Docs tiene una función de «correo electrónico a colaboradores» que permite a cualquier usuario de un documento compartido enviar un correo electrónico a los colaboradores específicos con quienes se comparte el documento.
Esta función es excelente para comunicar actualizaciones de documentos y proyectos, cambios que deben realizarse en un documento o incluso información general sobre un documento de Google en particular.
- Acceda y comparta documentos desde En todos lados
Si aún no lo sabes, Google Docs es una basado en la nube solicitud. Esto significa que todos sus documentos se almacenan en un servidor de Google y se puede acceder a ellos desde cualquier parte del mundo que tenga conexión a Internet y acceso a Google.
Esta característica no es solo útil para proyectos que requieren esfuerzos de colaboración, pero definitivamente mejora su capacidad para mantenerse actualizado sobre los cambios realizados en Google Docs compartidos desde cualquier parte del mundo.
También permite a los profesionales de negocios estar mejor preparados para reuniones y presentaciones porque incluso si experimentan problemas técnicos con una computadora portátil o computadora, el usuario aún podrá acceder a sus materiales de presentación desde cualquier computadora con conexión a Internet.
