Aprender cómo eliminar el historial de versiones en Google Docs puede ayudarle a evitar la microgestión y mantener los detalles de su trabajo más privados.
No existe un método integrado para simplemente borrar o deshabilitar el historial de versiones. Sin embargo, existen un par de soluciones que pueden ayudar a ocultarlo o incluso eliminarlo por completo.
¿De dónde viene el “historial de versiones”?
Cuando Google publicó por primera vez el historial de versiones de documentos, fue un gran problema. Microsoft había utilizado anteriormente una función de «historial de revisiones» en la versión local de Microsoft Word. Uno de los principales propósitos de la versión de Microsoft era preservar los documentos guardados en caso de que ocurriera un corte de energía.
Esto no fue un problema con Google Docs porque en 2013, eso es mucho. primer lanzamientoDocs venía con una función de guardado automático que básicamente hacía que perder documentos por olvidarse de guardarlos fuera cosa del pasado.
Sin embargo, con el guardado automático surgió un nuevo problema.
¿Qué sucede si trabaja en un documento durante un par de horas y luego decide que ya no desea conservar esos cambios?
Con guardado automático y sin historial de versiones, los cambios que realizó fueron permanentes.
Inicialmente, la forma de solucionar esto era hacer siempre una copia del documento antes de realizar cambios para tener una versión anterior en caso de que necesitara deshacer los cambios.
Este método era torpe, provocaba una acumulación masiva de archivos duplicados innecesarios y daba lugar a problemas de control de versiones (ya gestionados por Microsoft Word).
Ingrese: Historial de versiones
Junto con la función Autoguardado original, el historial de versiones ahora proporcionaba una solución para los usuarios cansados de realizar copias de seguridad y copiar archivos antes de realizar cambios.
Google se ha asegurado de que nunca pierdas un documento y puedas acceder a cualquier versión anterior de ese documento en cualquier momento.
A partir de ese momento, Microsoft comenzó a ponerse al día en lo que respecta al futuro del procesamiento de textos.
Ahora, todo esto es genial y el guardado automático es definitivamente una característica útil, pero la pregunta sigue siendo:
¿Cómo se puede eliminar el historial de versiones en Google Docs?
Como dije antes, no hay forma de eliminar o deshabilitar oficialmente el historial de versiones. Los mejores métodos son proporcionar sólo permisos de «ver» al compartir archivos o hacer una copia del archivo antes de compartirlo para borrar el historial de versiones.
Compartir con permisos de visualización
Si un usuario solo tiene permisos de visualización para un documento, no podrá ver el historial de versiones. Por lo tanto, si eres el único editor de un documento, no deberías preocuparte por ocultar el historial de revisiones.
- Abra el documento que desea compartir.
- Haga clic en el azul Compartir botón en la esquina superior derecha.
- Ingresa la dirección de correo electrónico de las personas con las que deseas compartirlo.
- Mientras comparte, elija el archivo Espectador opción del menú desplegable a la derecha de su dirección de correo electrónico.
Haz una copia del documento antes de compartirlo.
Cuando haces una copia de un documento de Google, el historial de versiones se restablece. Entonces, si está a punto de compartir un documento y no quiere que los colaboradores vean la versión anterior del documento, primero haga una copia y comparta esa versión con ellos.
- Abra el documento que desea compartir.
- Hacer clic Archivo Entonces hacer una copia.
- Ingrese un nombre para el nuevo archivo y luego haga clic en hacer una copia Aún.
- Haga clic en el azul Compartir botón en la esquina superior derecha.
- Compártelo con quienes necesiten acceso; incluso los editores verán un historial de versiones en blanco.
Nota: A partir de este momento se comenzará a crear un nuevo historial de versiones en el nuevo documento.
Tal como están las cosas, los dos métodos anteriores son la mejor manera de eliminar el historial de versiones en Google Docs. Es irónico que el historial de versiones surgiera en parte porque los usuarios tenían que hacer copias manualmente de los documentos. Ahora, para eliminar el historial de versiones, los usuarios deben hacer copias manualmente de los documentos.
Google Docs continúa evolucionando rápidamente, así que esté atento a las funciones adicionales del historial de versiones disponibles en el futuro. Esta página se actualizará a medida que se publiquen nuevas funciones.
